Pelatihan Metadata

Metadata adalah data mengenai data. Ada dua tingkatan metadata: data mengenai struktur dari sistem digital (software, format), dan mengenai informasi dari data (file). Yang dibicarakan di sini hanyalah yang kedua, yakni yang berisi informasi dari suatu dokumen digital, seperti foto, audio, dsb. Format dan fungsinya seperti database, hanya saja metadata berada (embeded) dalam datanya sendiri. Dengan demikian informasinya ini tak akan terpisah dari datanya. Jika anda membuka file property dengan Windows Explorer, akan keluar informasi kapan file itu dibuat, dimodifikasi, diakses, dsb. Itulah metadata yang dimaksudkan di sini.

Jika dibuka kolom Custom dan/atau Summary dari Windows Explorer itu, mungkin berisi keterangan (jika Anda atau seseorang telah mengisikannya), tapi mungkin juga tidak jika tidak pernah diisikan. Dengan itu, maka ada kolom (field) yang otomatis diisi komputer, ada juga yang harus diisi secara manual. Yang perlu kita lakukan untuk manajemen file-file digital itu adalah mengisi metadata agar semua file bisa terorganisasi, berisi informasi yang cukup, sehingga akan memudahkan kita dalam masa jauh ke depan, dalam mengidentifikasinya, dalam mencarinya—dalam jargon digital disebut metadata lifecycle (seumur data dan formatnya), dan metadata harvesting (untuk “dipanen,” ditelusur, diunduh, secara bersama-sama). Oleh karena itu setiap dokumen digital harus ada metadatanya dan metadata itu sendiri ada ketentuan-ketentuannya dalam pengisiannya, maka dari itu harus dibuat pelatihan untuk mengisi metadata pada dokumen arsip digital. Adapun tahapan pelatihannya sebagai berikut :

Terdiri dari 14 sesi  dalam 4 hari:

- Sesi 1 s.d 10     : Pengantar Arsip dan metadata (Penamaan file, Organisasi file, Struktur keywords, Struktur Deskripsi, Resizing file)

- Sesi 11 s.d 13   : Praktik pengisian metadata deskriptif

- Sesi 14              : Evaluasi